Qué debes tener en cuenta al implementar un SGA o WMS
La implementación de un sistema de gestión de almacenes (SGA) o WMS (del inglés Warehouse Management System) es un requisito esencial para mejorar la eficiencia y el control en la cadena de suministro. Si esta implantación se lleva a cabo junto a la integración con otras soluciones, como un sistema de gestión de muelles (Yard Management System), las sinergias se multiplican, como veremos más adelante en este artículo. No obstante, vamos a empezar por el principio…
¿Qué es un SGA o WMS y para qué sirve?
Un SGA es un software que ayuda a gestionar las operaciones del almacén, desde la recepción de mercancías hasta su envío, proporcionando una visibilidad en tiempo real del inventario. Esto facilita la toma de decisiones informadas, mejora la precisión de los pedidos y optimiza los recursos del almacén, con el fin de incrementar la eficiencia de la cadena de suministro.
El sistema de gestión de almacenes también permite automatizar procesos que antes se hacían de forma manual, como la clasificación, recolección, embalaje y envío de mercancías. Eso reduce la posibilidad de que se produzcan errores y aumenta la productividad. Además, la implementación de un sistema WMS mejora la trazabilidad de los productos, algo cada vez importante en sectores con altos volúmenes de stock o bienes perecederos sujetos a una rápida rotación.
Desde su aparición en los años 70, los sistemas SGA han revolucionado la forma de trabajar en los almacenes de todos los sectores, al reducir los costes, minimizar el desperdicio y mejorar la gestión de la mano de obra y el espacio disponible en el almacén. Sin embargo, una elección correcta del tipo de WMS que se va a implementar es fundamental para obtener estos beneficios.
¿Cómo elegir un SGA ¿Qué SGA necesita tu empresa?
A) ¿Qué quieres conseguir con el SGA?
Antes de implementar un sistema de gestión de almacén es crucial analizar las necesidades específicas de tu empresa, como las funciones requeridas o el volumen de artículos a procesar. Este análisis te ayudará a definir los objetivos y expectativas de la solución WMS.
Al inicio del proceso es necesario asimismo contar con una visión a largo plazo, que tenga en cuenta la flexibilidad y escalabilidad del sistema WMS para adaptarse a las futuras demandas del negocio. La integración con los sistemas existentes también es un aspecto clave para impulsar la automatización y las sinergias que proporciona un sistema de gestión del almacén.
B) Selecciona el tipo de SGA adecuado
Los sistemas de gestión de almacenes se pueden clasificar en cuatro grandes tipos, en función de sus características, funcionalidades y la escala del almacén al que van dirigidos. Cada tipo de SGA tiene ventajas y desventajas según las necesidades, el ámbito y el tamaño de la empresa.
SGA autónomo o local
Es ideal para almacenes pequeños y se instala en los servidores locales de la empresa. Ofrece funciones básicas como el seguimiento del inventario o la preparación de pedidos, envíos y devoluciones.
Su ventaja principal es que permite agilizar los procesos sin depender enteramente de internet. Sin embargo, tiene algunas limitaciones en cuanto a la integración con otros sistemas y no es fácilmente escalable, lo que lo hace menos adecuado para empresas con planes de crecimiento acelerado.
SGA en la nube
Funciona totalmente a través de internet, lo que elimina la necesidad de instalar hardware local y ofrece una mayor flexibilidad y escalabilidad. Además, el proveedor se encarga de las actualizaciones, lo que reduce el tiempo de inactividad.
Es perfecto para empresas con varias sedes o en cuyas operaciones tiene un gran peso la estacionalidad. A pesar de sus beneficios, un sistema WMS cloud supone más riesgos para la seguridad de los datos y fuerte dependencia de la conexión a internet
Módulos de la cadena de suministro
Las soluciones de cadena de suministro integrada abarcan toda la actividad logística, desde la adquisición de materias primas hasta la entrega al cliente final. En este marco general, se suele incluir un módulo específico de WMS.
Al estar integrado en la solución de cadena de suministro, un módulo de SGA mejora la sincronización entre las diversas etapas. Sin embargo, no se trata de una solución de almacén independiente, lo que dificulta su actualización o el cambio de proveedor.
Módulo ERP
En el caso de los grandes almacenes y las empresas con múltiples áreas operativas, el SGA suele estar incorporado como una parte del sistema de gestión de recursos empresariales (ERP). Esto permite integrar las funciones de inventario y logística con otras áreas de la empresa, como recursos humanos o finanzas.
Un ERP ofrece una visión global del negocio, incluida la logística, pero su implementación es costosa y compleja, lo que puede frenar a una pyme. Este enfoque resulta adecuado para empresas que buscan optimizar todas sus operaciones con un solo software.
C) Compromiso por parte del equipo y colaboración con el proveedor del SGA
Los sistemas de gestión de almacenes se pueden clasificar en cuatro grandes tipos, en función de sus características, funcionalidades y la escala del almacén al que van dirigidos. Cada tipo de SGA tiene ventajas y desventajas según las necesidades, el ámbito y el tamaño de la empresa.
SGA autónomo o local
Es ideal para almacenes pequeños y se instala en los servidores locales de la empresa. Ofrece funciones básicas como el seguimiento del inventario o la preparación de pedidos, envíos y devoluciones.
Su ventaja principal es que permite agilizar los procesos sin depender enteramente de internet. Sin embargo, tiene algunas limitaciones en cuanto a la integración con otros sistemas y no es fácilmente escalable, lo que lo hace menos adecuado para empresas con planes de crecimiento acelerado.
GA en la nube
Funciona totalmente a través de internet, lo que elimina la necesidad de instalar hardware local y ofrece una mayor flexibilidad y escalabilidad. Además, el proveedor se encarga de las actualizaciones, lo que reduce el tiempo de inactividad.
Es perfecto para empresas con varias sedes o en cuyas operaciones tiene un gran peso la estacionalidad. A pesar de sus beneficios, un sistema WMS cloud supone más riesgos para la seguridad de los datos y fuerte dependencia de la conexión a internet
Módulos de la cadena de suministro
Las soluciones de cadena de suministro integrada abarcan toda la actividad logística, desde la adquisición de materias primas hasta la entrega al cliente final. En este marco general, se suele incluir un módulo específico de WMS.
Al estar integrado en la solución de cadena de suministro, un módulo de SGA mejora la sincronización entre las diversas etapas. Sin embargo, no se trata de una solución de almacén independiente, lo que dificulta su actualización o el cambio de proveedor.
Módulo ERP
En el caso de los grandes almacenes y las empresas con múltiples áreas operativas, el SGA suele estar incorporado como una parte del sistema de gestión de recursos empresariales (ERP). Esto permite integrar las funciones de inventario y logística con otras áreas de la empresa, como recursos humanos o finanzas.
Un ERP ofrece una visión global del negocio, incluida la logística, pero su implementación es costosa y compleja, lo que puede frenar a una pyme. Este enfoque resulta adecuado para empresas que buscan optimizar todas sus operaciones con un solo software.
D) Evita expectativas poco realistas
Al elegir un SGA, es importante comparar opciones de acuerdo con criterios como la flexibilidad, escalabilidad, integración y soporte técnico. Esto permitirá evitar las lagunas funcionales y las limitaciones de crecimiento, que pueden disparar los costes en el futuro.
También es fundamental establecer metas claras para optimizar el rendimiento del sistema de gestión del almacén. Estos objetivos deben ser específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con plazos definidos (SMART). Los indicadores clave, como la precisión del inventario, la productividad y la satisfacción del cliente, deben alinearse con la estrategia empresarial.
Es necesario medir el retorno de la inversión (ROI) mediante la evaluación de mejoras en la eficiencia y reducción de costes. También se pueden usar indicadores como la optimización de procesos, la disminución de fallos y la precisión de la gestión del inventario. La medición constante de estos parámetros permitirá adaptar el SGA a las necesidades reales.
Y por último y no menos importante, para minimizar riesgos es recomendable realizar una implementación gradual del SGA, funcionando en paralelo con el sistema anterior hasta que demuestre su eficacia. Este enfoque evita interrupciones en la cadena logística y permite una transición más fluida.
La última clave: integra el SGA con el YMS
Un Yard Management System (YMS) es una solución de software diseñada para monitorizar el movimiento de camiones y remolques en el patio y los muelles de las instalaciones logísticas. Su función es optimizar la eficiencia y reducir la congestión en el patio de camiones y fuera de las instalaciones, asegurando la gestión efectiva de este espacio con funciones como la gestión de citas, la programación de muelles y el control de las entradas y salidas.
La integración del YMS con un sistema de gestión de almacén es un requisito esencial para lograr una operación logística fluida. Esta sinergia proporciona una visibilidad total de las operaciones, al facilitar la planificación y asignación de recursos de manera eficiente. Mediante el acceso a información integrada en tiempo real sobre la llegada y salida de vehículos y el estado del inventario, las empresas pueden reducir los tiempos de espera y los costes asociados, como los cargos por demoras que fija la actual normativa del transporte.
Además, el YMS mejora la comunicación entre los gestores del patio, el personal del almacén y los transportistas, lo que permite tomar decisiones más informadas y rápidas. Al automatizar los procesos y eliminar la entrada manual de datos, aumenta la precisión del dato y optimiza la gestión en todo momento. En definitiva, la integración del YMS con el Warehouse Management System es crucial para maximizar la eficiencia operativa e impulsar la gestión de la cadena de suministro.
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