La gestión de un muelle de carga no comienza cuando el camión se posiciona en el dock. Empieza bastante antes, en el momento en que el vehículo llega a las instalaciones.

En centros logísticos con un volumen elevado de expediciones, una entrada lenta o desorganizada de camiones de carga puede convertirse rápidamente en un punto de congestión: camiones esperando para identificarse, transportistas que llegan fuera de su franja, vehículos sin una reserva previa o personal de garita que necesita consultar diferentes sistemas antes de autorizar el acceso.

Por eso, el control de acceso está dejando de ser un proceso independiente para convertirse en una parte más de la gestión del yard.

Cada vez más, nos piden poder saber con tiempo suficiente si un conductor va a llegar a tiempo, ya que el saber a tiempo los retrasos permite a los gestores de muelles realizar cambios en la planificación y así aliviar las colas de espera.

Nuestra solución, Smart Yard Plus, permite controlar estos retrasos con la lectura de los GPS de los conductores, pero como sabemos que no siempre hay la posibilidad de acceder a sus GPS, hemos desarrollado una solución que permite disponer de esta información aún no teniendo información directa de los GPS. Esta solución tiene ciertas limitaciones, pero es de gran ayuda en estos casos, ya que es información que hasta ahora no se tenía a no ser que hubiera un GPS de por medio.

Cuando llega un camión, el objetivo no debería ser simplemente registrar su entrada. La información disponible debería permitir determinar rápidamente qué camión ha llegado, por qué ha llegado y qué debe suceder a continuación.

Una gestión coordinada permite contrastar la llegada con la planificación del centro: comprobar si existe una reserva, si el camionero tiene la documentación CAE en regla, conocer la franja asignada, identificar la operación prevista y determinar cómo debe continuar el vehículo dentro de las instalaciones.

Esto cobra especial importancia cuando se producen desviaciones.

Un transportista puede llegar antes de su cita, acumular retraso en carretera, presentarse sin una reserva previamente identificada o hacerlo en un momento en el que la situación real del centro logístico ya no coincide con la planificación inicial.

En estos casos, disponer de información actualizada, permite gestionar la excepción sin perder la visión global de la operativa.

La automatización del acceso permite sustituir parte de los procesos manuales que tradicionalmente se realizan en la garita.

Dependiendo de las características de cada centro, el conductor puede identificarse mediante sistemas como códigos QR, aplicaciones, kioscos de autoservicio o tecnologías de identificación automática, como cámaras.

Pero el verdadero salto no está únicamente en eliminar papel o reducir el tiempo dedicado a introducir datos. Está en conectar ese check-in con el resto de la operación.

Con nuestra solución de yard management, una vez identificada la llegada, el sistema puede relacionarla con la reserva correspondiente y actualizar el estado del transporte, haciendo que esa información esté disponible para los equipos que gestionan los muelles y operaciones.

De esta manera, la entrada deja de ser un registro administrativo aislado.

Se convierte en un evento operativo.

Digitalizar la entrada y salida proporciona además una fuente de datos especialmente valiosa.

Permite conocer la hora real de llegada, cuándo se ha autorizado el acceso, cuánto tiempo ha permanecido el vehículo dentro de las instalaciones o cuándo ha abandonado el recinto.

Con esta información pueden empezar a analizarse indicadores como:

• tiempo medio de procesamiento en el acceso;
• puntualidad respecto a la reserva;
• volumen de llegadas anticipadas o retrasadas;
• franjas con mayor concentración de vehículos;
• tiempo total de permanencia en las instalaciones;
• transportistas más puntuales;
• transportistas que fallan más;
• incidencias detectadas durante el proceso de entrada.

El punto de acceso deja así de ser únicamente un punto físico para convertirse también en una fuente de información sobre el rendimiento real de la instalación.

La investigación más reciente va incluso en esta dirección. Un trabajo publicado en 2025 sobre modelos de smart gate destaca el papel de la captura automática de datos y de su intercambio con otros sistemas como elementos fundamentales para conseguir procesos de entrada más fluidos y reducir las paradas innecesarias.

Hasta un 90,4 % menos de tiempo de espera

Un caso de estudio sobre reprogramación dinámica de citas mediante datos en tiempo real consiguió reducir un 90,4 % los tiempos de espera de los camiones en una terminal portuaria.

Fuente: da Silva et al. (2023), recogido en Truck Appointment Scheduling: A Review of Models and Algorithms (2025)

Existe además otra comprobación que determinadas instalaciones necesitan incorporar al proceso: que el transportista, conductor o empresa estén habilitados para acceder y realizar la actividad prevista.

Aquí entra en juego la Coordinación de Actividades Empresariales.

El problema aparece cuando la planificación logística y la gestión CAE funcionan de forma completamente independiente. Puede existir una reserva perfectamente válida en el YMS pero detectarse, cuando el camión ya está en el acceso, que existe alguna incidencia documental que impide su entrada.

Por eso, Smart Yard Plus puede conectarse con Coordinaplus, nuestra plataforma de gestión CAE y cualquier otra plataforma CAE del mercado. Cuando llega el transporte, además de contrastar la llegada con la planificación, puede comprobarse la situación necesaria para autorizar su acceso.

La CAE se integra así como una condición más dentro del flujo de entrada, evitando trasladar toda la comprobación documental al momento en el que el camión ya está esperando en la puerta.

El objetivo final no debería ser tener una barrera más rápida, sino conseguir que la llegada del camión genere el menor número posible de decisiones manuales y excepciones.

Con Smart Yard Plus, la reserva de slots, la identificación del transporte, el control de llegada y la gestión posterior del vehículo forman parte de un mismo proceso, dentro de una misma plataforma.

Esto permite saber qué transportes están previstos, cuáles han llegado, qué desviaciones se están produciendo y cómo evoluciona la ocupación de la instalación.

Porque agilizar el acceso tiene impacto inmediato en la entrada, pero su verdadero valor aparece después: menos incertidumbre en los muelles, toma decisiones más fiable, capacidad de reacción y flexibilidad de cambios ante situaciones y una mejor utilización de los muelles de carga.

Las principales ventajas de la automatización de los sistemas de picking dependen de las características de cada proyecto. No todas las instalaciones obtendrán los mismos resultados ni necesitan el mismo nivel de automatización.

Mayor capacidad de preparación

Los sistemas automáticos pueden mantener un ritmo de trabajo más estable y reducir el tiempo dedicado a desplazamientos.

Esto resulta especialmente relevante en almacenes con grandes volúmenes, numerosos pedidos pequeños o fuertes picos de demanda.

Menos errores

La identificación automática y las validaciones paso a paso reducen la dependencia de comprobaciones visuales y anotaciones manuales.

Una mayor precisión disminuye devoluciones, reclamaciones y trabajos de corrección.

Mayor visibilidad

Cada operación puede quedar asociada a una referencia, un pedido, una ubicación, un trabajador o un equipo.

Esto facilita conocer el estado de la preparación y analizar el origen de las incidencias.

Más capacidad para absorber picos de demanda

Una instalación correctamente dimensionada puede incorporar estaciones, robots o turnos adicionales para adaptarse al crecimiento.

Sin embargo, la escalabilidad debe estudiarse en todo el flujo. Incrementar la capacidad del picking sin ampliar el embalaje o la expedición puede trasladar el problema a la siguiente fase.

Mejora ergonómica

Reducir desplazamientos, esfuerzos y manipulaciones repetitivas puede mejorar las condiciones de trabajo.

No obstante, la digitalización debe diseñarse teniendo en cuenta a las personas. Una tecnología mal implantada puede aumentar el ritmo, generar fatiga o limitar excesivamente la autonomía del operario.

Mejor utilización del espacio

Los sistemas automáticos de almacenaje pueden aprovechar la altura y reducir el espacio destinado a pasillos.

Esta ventaja puede ser especialmente relevante en instalaciones donde ampliar la superficie resulta difícil o costoso.

Los siguientes ejemplos de automatización de líneas de picking muestran cómo pueden combinarse diferentes estrategias y tecnologías.

Comercio electrónico con pedidos pequeños

Un almacén de comercio electrónico puede agrupar varios pedidos en un lote.

El preparador utiliza un carro con diferentes compartimentos, escanea cada producto y el sistema le indica dónde debe depositarlo. Posteriormente, una solución put-to-light ayuda a completar la clasificación.

Almacén de recambios

Un almacén con miles de referencias y productos muy diferentes puede mantener un picking de persona a mercancía.

La digitalización se realiza mediante voz, radiofrecuencia o dispositivos visuales, mientras que el software optimiza las rutas y valida cada referencia.

Productos de alta rotación

Las referencias más demandadas pueden gestionarse mediante un sistema de mercancía a persona.

Un shuttle, un carrusel o un robot móvil acerca los productos a la estación, donde el trabajador realiza la recogida sin desplazarse por el almacén.

Productos uniformes

Cuando los productos tienen formas y dimensiones regulares, pueden utilizarse brazos robóticos de pick and place para recogerlos y depositarlos en cajas o transportadores.

Operativa omnicanal

Una misma instalación puede preparar pedidos para tiendas, distribuidores y clientes de comercio electrónico.

Los pedidos para tiendas pueden organizarse por oleadas, mientras que los pedidos pequeños se preparan por lotes y los urgentes siguen un circuito específico.

La tecnología debe adaptarse a cada flujo, en lugar de obligar a todos los pedidos a seguir el mismo proceso.

La decisión no debería basarse únicamente en el número actual de pedidos.

También hay que analizar:

• Previsión de crecimiento.
• Variabilidad diaria y estacional.
• Número de referencias.
• Rotación de los productos.
• Dimensiones y peso.
• Estabilidad de los procesos.
• Espacio disponible.
• Disponibilidad de personal.
• Capacidad de integración.
• Costes de mantenimiento.
• Tiempo de recuperación de la inversión.
• Posibilidad de ampliar el sistema.

La automatización suele ser más sencilla de justificar cuando existe un volumen elevado, repetitivo y relativamente predecible.

En cambio, cuando el catálogo cambia con frecuencia o los productos son muy heterogéneos, puede resultar más adecuado apoyar a los trabajadores mediante tecnologías digitales sin automatizar por completo la manipulación.

Las revisiones académicas sobre la aplicación de tecnologías de Industria 4.0 en almacenes identifican beneficios relacionados con la eficiencia, la visibilidad y la gestión de la información, pero también barreras como la inversión, la integración tecnológica y la necesidad de nuevas competencias.

Por ello, muchas empresas optan por un proceso gradual: primero digitalizan la información, después optimizan las decisiones y, finalmente, automatizan las tareas en las que existe una justificación operativa.