La preparación de pedidos es uno de los procesos más importantes de cualquier almacén. Localizar el producto correcto, recoger la cantidad necesaria, comprobar la referencia y trasladarla hasta la zona de consolidación parece una operación sencilla, pero su complejidad aumenta rápidamente cuando se gestionan miles de artículos, numerosos pedidos simultáneos y plazos de expedición cada vez más ajustados.

El picking es, además, una de las actividades que más recursos consume dentro del almacén. Según René de Koster, Tho Le-Duc y Kees Jan Roodbergen, autores del estudio Design and control of warehouse order picking: A literature review, publicado en la revista European Journal of Operational Research, el coste de la preparación de pedidos puede alcanzar hasta el 55 % del gasto operativo total de un almacén. El mismo trabajo señala que, en los sistemas manuales, los desplazamientos suelen ser el componente dominante del tiempo dedicado al picking, de ahí la importancia de optimizar las rutas, la ubicación de las referencias y los métodos de preparación.

Por este motivo, la digitalización de los procesos de picking se ha convertido en una prioridad para muchas empresas. Sin embargo, digitalizar no significa necesariamente implantar robots o transformar de inmediato todo el almacén. El proceso puede comenzar eliminando las listas en papel, organizando mejor los recorridos, verificando cada recogida mediante códigos de barras o conectando la preparación de pedidos con el embalaje y la expedición.

El objetivo no debe ser automatizar por automatizar, sino diseñar un flujo de trabajo más preciso, coordinado y adaptado a las necesidades reales de cada almacén.

Aunque el picking es una operación ampliamente conocida por los profesionales del almacén, la forma de ejecutarlo puede variar considerablemente de una instalación a otra. En muchas empresas todavía se apoya en listas impresas, instrucciones manuales y recorridos definidos por la experiencia del preparador.

Este modelo puede resultar suficiente en almacenes con pocos productos y un volumen reducido de pedidos. Sin embargo, a medida que aumentan las referencias, las líneas de pedido y las exigencias de servicio, comienzan a aparecer ineficiencias difíciles de controlar:

• Recorridos innecesariamente largos.
• Errores en la identificación de referencias o cantidades.
• Falta de visibilidad sobre el estado de cada pedido.
• Esperas por falta de producto en la ubicación de picking.
• Dificultades para priorizar pedidos urgentes.
• Acumulación de mercancía en las zonas de consolidación.
• Descoordinación entre preparación, expedición, transporte y muelles.

La digitalización transforma esta operativa en un flujo de trabajo conectado. El preparador recibe instrucciones actualizadas, confirma cada recogida mediante un dispositivo y el sistema registra el avance del pedido en tiempo real. Esto permite detectar incidencias antes, reorganizar las prioridades y conocer qué pedidos están en preparación, cuáles están listos para embalar y cuáles pueden avanzar hacia la expedición.

Por tanto, un sistema de picking no debe entenderse únicamente como una aplicación o un equipo automático. Es la combinación de la estrategia de preparación, la organización de las ubicaciones, los equipos de manutención, el software, las tecnologías de identificación y las personas que intervienen en el proceso.

Los conceptos de picking digitalizado, inteligente y automatizado suelen utilizarse como si fueran equivalentes, pero representan diferentes niveles de evolución.

Picking digitalizado

En un picking digitalizado, las órdenes de trabajo dejan de gestionarse principalmente mediante documentos impresos o comunicaciones manuales.

El pedido puede generarse en un ERP, un WMS o una plataforma de gestión y enviarse directamente al dispositivo del trabajador. Durante la preparación, el operario confirma las ubicaciones, referencias y cantidades mediante un terminal de radiofrecuencia, un lector de códigos, una aplicación móvil o un sistema de voz.

El movimiento físico sigue dependiendo principalmente de la persona, pero la información ya se encuentra digitalizada y actualizada.

Esto le permite conocer:

• Qué pedidos están pendientes.
• Cuáles se están preparando.
• Qué artículos ya se han recogido.
• Qué incidencias se han producido.
• Cuánto tiempo se tarda en completar cada pedido.
• Qué pedidos están preparados para su expedición.

Picking inteligente

El picking inteligente no se limita a digitalizar las órdenes. Utiliza la información disponible para decidir cómo debe ejecutarse el proceso.

Por ejemplo, el sistema puede:

• Calcular el recorrido más adecuado.
• Agrupar pedidos con referencias similares.
• Distribuir el trabajo entre distintas zonas.
• Priorizar pedidos según su hora de salida.
• Anticipar necesidades de reposición.
• Recomendar cambios en la ubicación de los productos.
• Adaptar la estrategia al volumen de trabajo.

En algunos casos, estas decisiones se basan en reglas configuradas previamente. En otros, pueden utilizarse algoritmos que analizan datos históricos, niveles de inventario, patrones de demanda y disponibilidad de recursos.

La investigación sobre el denominado Order Picking 4.0 diferencia entre tecnologías que apoyan al trabajador y tecnologías que sustituyen total o parcialmente determinadas tareas. Esta clasificación permite entender la digitalización como una evolución gradual, en la que personas y sistemas automáticos pueden trabajar conjuntamente.

Picking automatizado

En el picking automatizado, una parte importante de los desplazamientos, la clasificación o la manipulación física se realiza mediante equipos automáticos.

Puede incluir:

• Transportadores.
• Transelevadores.
• Sistemas shuttle.
• Carruseles verticales u horizontales.
• Robots móviles autónomos.
• Estanterías móviles.
• Brazos robóticos.
• Sistemas de clasificación automática.
• Soluciones de mercancía a persona.

Un almacén no tiene que elegir exclusivamente entre picking manual o picking automatizado. Es habitual combinar diferentes niveles de automatización según el tipo de producto, su rotación, su tamaño o la frecuencia con la que aparece en los pedidos.

Una de las maneras más claras de clasificar los sistemas de picking consiste en analizar quién se desplaza hasta quién.

Picking de persona a mercancía

En el modelo de persona a mercancía, también conocido como picker-to-goods, el trabajador se desplaza por el almacén hasta las ubicaciones en las que se encuentran los productos.

Es el sistema más tradicional y uno de los más extendidos por su flexibilidad. Puede utilizarse con listas en papel, terminales de radiofrecuencia, sistemas de voz, señales luminosas o gafas inteligentes.

La digitalización permite mejorar este modelo sin modificar completamente la infraestructura. El software puede calcular el orden de las recogidas, agrupar pedidos compatibles y evitar recorridos repetidos.

Resulta especialmente adecuado para almacenes con:

• Gran variedad de referencias.
• Productos de tamaños diferentes.
• Demanda variable.
• Cambios frecuentes en el catálogo.
• Artículos difíciles de automatizar.

Picking de mercancía a persona

En el modelo de mercancía a persona, o goods-to-person, el trabajador permanece en una estación de preparación y un sistema automático transporta hasta ella los contenedores, bandejas o estanterías que contienen los artículos.

De esta manera, se reduce una de las actividades que más tiempo consume: caminar por el almacén.

Dentro de este modelo encontramos:

• Sistemas automáticos de almacenamiento y recuperación.
• Transelevadores.
• Shuttles.
• Carruseles verticales y horizontales.
• Robots que trasladan estanterías.
• Almacenes de cubetas conectados mediante transportadores.

Un sistema de almacenaje y picking de mercancía a persona puede proporcionar una capacidad elevada, pero requiere un diseño adecuado. No solo hay que valorar el rendimiento teórico del equipo, sino también la capacidad de las estaciones, la reposición, el embalaje y la expedición.

Picking híbrido

Los sistemas híbridos combinan áreas manuales y automatizadas.

Las referencias de mayor rotación pueden gestionarse mediante un sistema automático, mientras que los productos voluminosos, irregulares o con poca demanda permanecen en zonas convencionales.

Este enfoque permite introducir la automatización de manera progresiva y evita aplicar una única solución a productos con características muy diferentes.

Además del movimiento de personas y productos, el picking puede organizarse de distintas formas.

Picking discreto o pedido a pedido

El preparador completa un pedido antes de comenzar el siguiente.

Es un método sencillo y reduce el riesgo de mezclar artículos, pero puede provocar numerosos recorridos repetidos cuando se gestionan muchos pedidos pequeños.

Suele utilizarse en operativas con pocos pedidos, referencias especiales o pedidos que requieren un tratamiento individualizado.

Picking por lotes

En el picking por lotes se agrupan varios pedidos que contienen artículos iguales o ubicados en zonas próximas.

El operario recoge en un mismo recorrido todas las unidades necesarias y posteriormente las distribuye entre los pedidos correspondientes.

Este sistema puede ser muy útil en comercio electrónico, donde existe un elevado número de pedidos formados por pocas líneas.

Picking por zonas

El almacén se divide en diferentes áreas y cada operario trabaja únicamente en una de ellas.

Cuando un pedido contiene productos de varias zonas, cada trabajador prepara la parte que le corresponde y las diferentes partes se consolidan posteriormente.

Esta estrategia permite especializar el trabajo, aunque requiere una buena coordinación para evitar esperas, acumulaciones o desequilibrios entre zonas.

Picking por oleadas

Los pedidos se liberan en grupos u oleadas teniendo en cuenta determinados criterios:

• Horario de salida.
• Transportista.
• Ruta.
• Destino.
• Prioridad.
• Tipo de cliente.
• Disponibilidad de mercancía.
• Capacidad de preparación.
• Disponibilidad de los muelles.

Este último aspecto es importante. Si la oleada se planifica únicamente desde el punto de vista del almacén, sin tener en cuenta la hora de llegada del vehículo o la capacidad de carga, pueden generarse pedidos preparados demasiado pronto o expediciones que no están listas cuando llega el transportista.

Picking por clúster

En el picking por clúster, un mismo operario prepara varios pedidos simultáneamente.

Normalmente utiliza un carro dividido en compartimentos y coloca cada producto directamente en el espacio asignado al pedido correspondiente.

El sistema debe indicar con claridad qué producto se recoge y en qué compartimento debe depositarse para evitar errores durante la clasificación.

No existe una tecnología adecuada para todos los almacenes. La elección depende del volumen de pedidos, la variedad de referencias, las características físicas de los artículos, la estacionalidad y la inversión disponible.

Las revisiones sobre almacenes inteligentes destacan tecnologías como la identificación por radiofrecuencia, la realidad aumentada, los sistemas visuales, el Internet de las cosas y los vehículos autónomos. Su utilidad depende de cómo se integren en el proceso y no únicamente de las prestaciones individuales de cada dispositivo.

Radiofrecuencia y códigos de barras

El operario recibe las instrucciones en un terminal móvil y escanea la ubicación y el producto antes de confirmar la recogida.

Es una de las formas más accesibles de eliminar el papel y mejorar la precisión. También permite conocer el avance de los pedidos sin esperar a que termine la preparación.

El sistema puede comprobar que:

• La ubicación es correcta.
• La referencia coincide con la solicitada.
• La cantidad recogida es la adecuada.
• El pedido sigue la secuencia prevista.
• El artículo se deposita en el contenedor correspondiente.

Picking por voz

En el picking por voz, el trabajador recibe instrucciones mediante auriculares y confirma las operaciones utilizando comandos hablados.

De esta manera, mantiene las manos y la vista libres mientras se desplaza y manipula los productos.

Puede ser especialmente útil en instalaciones donde resulta incómodo consultar continuamente una pantalla, como almacenes frigoríficos, áreas con productos voluminosos o procesos en los que se utilizan guantes.

Pick-to-light

En un sistema pick-to-light, una señal luminosa indica la ubicación desde la que debe recogerse el producto y la cantidad necesaria.

Una vez realizada la operación, el trabajador confirma la recogida mediante un botón o sensor.

Es una tecnología apropiada para zonas compactas, con referencias de alta rotación y tareas repetitivas.

Put-to-light

El sistema put-to-light funciona en sentido contrario.

Después de recoger varios productos, las luces indican en qué caja o contenedor debe depositarse cada artículo. Puede utilizarse para separar los productos recogidos por lotes entre los distintos pedidos.

Pick-by-vision

El pick-by-vision utiliza gafas inteligentes o dispositivos de realidad aumentada para mostrar instrucciones visuales.

El trabajador puede ver indicaciones sobre:

• El recorrido.
• La ubicación.
• La referencia.
• La cantidad.
• El contenedor de destino.
• Las posibles incidencias.

Antes de implantar esta tecnología, también deben analizarse cuestiones como la ergonomía, el peso de los dispositivos, la visibilidad y la adaptación de los trabajadores.

Robots móviles autónomos

Los robots móviles autónomos o AMR pueden transportar pedidos, acompañar a los preparadores o mover estanterías y contenedores.

A diferencia de los sistemas que siguen rutas físicas completamente fijas, pueden calcular recorridos y adaptarlos a determinados cambios en el entorno.

No siempre sustituyen al operario. En muchos proyectos, su función consiste en eliminar desplazamientos y transportar la mercancía mientras la persona se concentra en localizar y recoger los productos.

Sistemas de pick and place

Los sistemas de pick and place utilizan brazos robóticos para recoger un producto de una posición y colocarlo en otra.

Pueden emplearse para:

• Introducir productos en cajas.
• Separar artículos.
• Clasificar unidades.
• Alimentar líneas.
• Formar pedidos.
• Preparar capas o agrupaciones.

Su implantación resulta más sencilla cuando los artículos tienen formas y dimensiones relativamente uniformes. La manipulación de productos deformables, superpuestos, reflectantes o colocados de manera irregular presenta una mayor complejidad.

Sistemas de picking en almacenes automatizados

Los sistemas de picking en almacenes automatizados suelen combinar varias tecnologías.

Por ejemplo, un sistema shuttle puede recuperar una cubeta, un transportador trasladarla hasta una estación y una pantalla indicar al preparador qué artículo debe recoger. Posteriormente, otro sistema puede dirigir el pedido hacia la zona de embalaje o clasificación.

La automatización no debe analizarse como una suma de máquinas independientes. Para que funcione correctamente, el flujo de información tiene que coordinar inventario, almacenamiento, picking, reposición, consolidación, embalaje y expedición.

Automatizar un proceso desorganizado no elimina sus problemas. En algunos casos, simplemente permite reproducirlos con mayor rapidez.

Antes de realizar una gran inversión, conviene analizar cómo se trabaja actualmente y detectar dónde se consume el tiempo.

Medir el proceso actual

Para saber cómo optimizar el picking, primero es necesario medirlo.

Algunos indicadores útiles son:

• Líneas preparadas por hora.
• Pedidos completados por turno.
• Tiempo medio por pedido.
• Distancia recorrida.
• Porcentaje de errores.
• Incidencias por falta de producto.
• Reposiciones urgentes.
• Pedidos preparados dentro del plazo.
• Tiempo de espera antes del embalaje.
• Tiempo transcurrido hasta la expedición.

No basta con medir la velocidad de recogida. Un pedido puede prepararse rápidamente y permanecer después durante horas en la zona de expediciones.

Revisar la ubicación de los productos

El slotting consiste en determinar cuál es la ubicación más adecuada para cada referencia.

Los productos con mayor rotación pueden situarse en posiciones más accesibles, mientras que los artículos que suelen pedirse juntos pueden almacenarse en ubicaciones próximas.

La clasificación no debería permanecer invariable durante años. La demanda cambia, aparecen productos nuevos y algunas referencias tienen un comportamiento estacional.

Un sistema inteligente puede analizar periódicamente la rotación y proponer cambios.

Reducir los desplazamientos

Una de las principales maneras de optimizar el picking es reducir las distancias recorridas.

Para ello, se pueden:

• Agrupar pedidos compatibles.
• Calcular recorridos más cortos.
• Evitar visitas repetidas al mismo pasillo.
• Dividir el almacén por zonas.
• Utilizar carros con varios compartimentos.
• Acercar las referencias de alta rotación.
• Introducir sistemas de mercancía a persona.

La ruta más corta no siempre es la mejor. También deben considerarse la congestión de los pasillos, el peso de los productos, la secuencia de colocación y las normas de circulación interna.

Escoger la estrategia adecuada para cada pedido

No todos los pedidos deben prepararse de la misma forma.

Un pedido grande para una tienda puede gestionarse por zonas, mientras que numerosos pedidos pequeños de comercio electrónico pueden agruparse en lotes.

El sistema puede decidir la estrategia más adecuada teniendo en cuenta:

• Número de líneas.
• Cantidad de unidades.
• Ubicación de los artículos.
• Hora de expedición.
• Transportista.
• Prioridad.
• Volumen y peso.
• Disponibilidad de recursos.

Coordinar picking y reposición

Una ubicación vacía genera una incidencia, aunque exista producto disponible en otra parte del almacén.

La reposición no debería comenzar únicamente cuando se agota la mercancía. El sistema puede analizar los pedidos pendientes y lanzar una tarea antes de que empiece la preparación.

Esta coordinación reduce interrupciones y evita que el operario tenga que abandonar el pedido para buscar producto.

Validar durante la recogida

Realizar numerosas comprobaciones al final del proceso no siempre garantiza una mayor precisión.

Cuando la ubicación, la referencia y la cantidad se verifican durante la recogida, se reduce la necesidad de revisar posteriormente todos los pedidos.

Las verificaciones adicionales pueden reservarse para operaciones especiales o pedidos en los que se haya detectado una incidencia.

El picking no debería optimizarse de forma aislada.

Aumentar la velocidad de preparación puede crear un nuevo cuello de botella en la consolidación o el embalaje si estas zonas no tienen capacidad para absorber el volumen.

La optimización del proceso de picking y embalaje requiere compartir información sobre:

• Tamaño y peso de los productos.
• Número de cajas necesarias.
• Material de protección.
• Secuencia de recogida.
• Disponibilidad de puestos.
• Etiquetado.
• Transportista.
• Ruta.
• Hora prevista de carga.

Por ejemplo, si durante el picking se recogen primero los productos más frágiles y después se colocan encima artículos pesados, será necesario reorganizar el contenido antes de cerrar la caja.

Una secuencia inteligente puede indicar en qué orden deben recogerse los artículos para que lleguen correctamente colocados a la zona de embalaje.

También es posible calcular de antemano el tipo de caja, dirigir el pedido al puesto más adecuado e imprimir automáticamente etiquetas y documentación.

La optimización real no consiste únicamente en preparar más rápido, sino en reducir el tiempo total desde que se libera el pedido hasta que queda listo para su expedición.

Las principales ventajas de la automatización de los sistemas de picking dependen de las características de cada proyecto. No todas las instalaciones obtendrán los mismos resultados ni necesitan el mismo nivel de automatización.

Mayor capacidad de preparación

Los sistemas automáticos pueden mantener un ritmo de trabajo más estable y reducir el tiempo dedicado a desplazamientos.

Esto resulta especialmente relevante en almacenes con grandes volúmenes, numerosos pedidos pequeños o fuertes picos de demanda.

Menos errores

La identificación automática y las validaciones paso a paso reducen la dependencia de comprobaciones visuales y anotaciones manuales.

Una mayor precisión disminuye devoluciones, reclamaciones y trabajos de corrección.

Mayor visibilidad

Cada operación puede quedar asociada a una referencia, un pedido, una ubicación, un trabajador o un equipo.

Esto facilita conocer el estado de la preparación y analizar el origen de las incidencias.

Más capacidad para absorber picos de demanda

Una instalación correctamente dimensionada puede incorporar estaciones, robots o turnos adicionales para adaptarse al crecimiento.

Sin embargo, la escalabilidad debe estudiarse en todo el flujo. Incrementar la capacidad del picking sin ampliar el embalaje o la expedición puede trasladar el problema a la siguiente fase.

Mejora ergonómica

Reducir desplazamientos, esfuerzos y manipulaciones repetitivas puede mejorar las condiciones de trabajo.

No obstante, la digitalización debe diseñarse teniendo en cuenta a las personas. Una tecnología mal implantada puede aumentar el ritmo, generar fatiga o limitar excesivamente la autonomía del operario.

Mejor utilización del espacio

Los sistemas automáticos de almacenaje pueden aprovechar la altura y reducir el espacio destinado a pasillos.

Esta ventaja puede ser especialmente relevante en instalaciones donde ampliar la superficie resulta difícil o costoso.

Los siguientes ejemplos de automatización de líneas de picking muestran cómo pueden combinarse diferentes estrategias y tecnologías.

Comercio electrónico con pedidos pequeños

Un almacén de comercio electrónico puede agrupar varios pedidos en un lote.

El preparador utiliza un carro con diferentes compartimentos, escanea cada producto y el sistema le indica dónde debe depositarlo. Posteriormente, una solución put-to-light ayuda a completar la clasificación.

Almacén de recambios

Un almacén con miles de referencias y productos muy diferentes puede mantener un picking de persona a mercancía.

La digitalización se realiza mediante voz, radiofrecuencia o dispositivos visuales, mientras que el software optimiza las rutas y valida cada referencia.

Productos de alta rotación

Las referencias más demandadas pueden gestionarse mediante un sistema de mercancía a persona.

Un shuttle, un carrusel o un robot móvil acerca los productos a la estación, donde el trabajador realiza la recogida sin desplazarse por el almacén.

Productos uniformes

Cuando los productos tienen formas y dimensiones regulares, pueden utilizarse brazos robóticos de pick and place para recogerlos y depositarlos en cajas o transportadores.

Operativa omnicanal

Una misma instalación puede preparar pedidos para tiendas, distribuidores y clientes de comercio electrónico.

Los pedidos para tiendas pueden organizarse por oleadas, mientras que los pedidos pequeños se preparan por lotes y los urgentes siguen un circuito específico.

La tecnología debe adaptarse a cada flujo, en lugar de obligar a todos los pedidos a seguir el mismo proceso.

La decisión no debería basarse únicamente en el número actual de pedidos.

También hay que analizar:

• Previsión de crecimiento.
• Variabilidad diaria y estacional.
• Número de referencias.
• Rotación de los productos.
• Dimensiones y peso.
• Estabilidad de los procesos.
• Espacio disponible.
• Disponibilidad de personal.
• Capacidad de integración.
• Costes de mantenimiento.
• Tiempo de recuperación de la inversión.
• Posibilidad de ampliar el sistema.

La automatización suele ser más sencilla de justificar cuando existe un volumen elevado, repetitivo y relativamente predecible.

En cambio, cuando el catálogo cambia con frecuencia o los productos son muy heterogéneos, puede resultar más adecuado apoyar a los trabajadores mediante tecnologías digitales sin automatizar por completo la manipulación.

Las revisiones académicas sobre la aplicación de tecnologías de Industria 4.0 en almacenes identifican beneficios relacionados con la eficiencia, la visibilidad y la gestión de la información, pero también barreras como la inversión, la integración tecnológica y la necesidad de nuevas competencias.

Por ello, muchas empresas optan por un proceso gradual: primero digitalizan la información, después optimizan las decisiones y, finalmente, automatizan las tareas en las que existe una justificación operativa.