Errores más comunes al realizar el registro diario de jornada
La normativa que rige el registro diario de jornada obliga a todas las empresas a implantar un sistema de gestión de horas.
Debido a esto, las compañías que aún no llevaban un control de los horarios de sus trabajadores, comenzaron a evaluar las ventajas y desventajas de los sistemas de control de presencia disponibles en el mercado.
Entre la cantidad de sistemas de registro diario de jornada que existen, cada negocio decide cual cubrirá mejor sus necesidades, pues la ley no especifica de qué forma se debe llevar a cabo dicho registro.
No obstante, la fiabilidad y gestión de las horas registradas que ofrece un sistema digital actualizado, no será la misma que la ofrecida por una herramienta más tradicional como por ejemplo, el fichaje en papel.
Las opciones tradicionales pueden parecer un ahorro económico pero, la realidad es que suponen un gasto, pues incrementan la posibilidad de fraude y errores de gestión de la información.
En nuestro artículo sobre cómo registrar la jornada de trabajo puedes ampliar la información sobre cuál es la manera correcta de llevar a cabo este tipo de obligación. Aquí realizamos un listado de los errores frecuentes al realizar el registro diario de jornada y proponemos soluciones a los mismos:
1. Horas de descanso
Pese a que la normativa no hace referencia a este punto, se recomienda que los empleados dejen registrados los descansos realizados durante la jornada. En caso de no hacerlo, el computo de horas diarias efectivas aumentaría drásticamente, generando problemas a la empresa respecto a las horas extraordinarias.
2. Claridad de informes
Los informes del registro diario de jornada requieren generarse de forma clara y legible, con una periodicidad mensual. Tanto los formatos digitales como los tradicionales deberán contener los siguientes campos:
- Nombre completo del trabajador
- Hora de entrada
- Hora de salida
- Horas ordinarias
- Horas complementarias
3. Conservación de documentos
Como dicta el Real Decreto Ley 8/2019, los informes mencionados en el punto anterior, deberán conservarse durante cuatro años y siempre en el lugar de trabajo.
La no disposición de estos registros diarios de jornada en el lugar de trabajo será sancionada, pues esta norma se aplica principalmente para evitar la falsificación del registro horario y para mantener los documentos siempre a disposición de; los trabajadores, los representantes de los trabajadores, Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
4. Subcontratas y ETT
En el caso de las empresas de subcontratación, la responsable de que se cumpla el registro diario de jornada será la empresa subcontratista, a no ser que la operación se lleve a cabo en la empresa principal, en este caso, esta será la responsable de dicho registro. Teniendo en cuenta, que la conservación de los informes siempre será responsabilidad de la empresa subcontratada.
Por otro lado, en una contratación a través de una Empresa de Trabajo Temporal (ETT), la empresa contratista será la responsable de realizar y conservar los registros durante los cuatro años que establece la normativa. Habiendo acordado antes con la ETT el procedimiento de control para asegurar que cumple con las normas derivadas de la relación laboral.
La solución: sistema digital de registro diario de jornada
La solución a estos errores es implantar un herramienta digital para el registro diario de jornada.
Estos sistemas, no siempre suponen una importante inversión económica, pero aportan notorios beneficios respecto al control de horarios de trabajo y el cumplimiento de la normativa.
Checkplus Presence, es un software de control de presencia que permite registrar todos los datos exigidos por la normativa y genera los informes necesarios para Inspección de Trabajo.
Por otro lado, este software modo Cloud ofrece localización GPS, permitiendo al responsable de gestión de horas verificar que la persona trabajadora está en la ubicación correspondiente. Hablamos de una geolocalización no intrusiva,pues el GPS no realiza un tracking, tan solo registra el punto de fichaje.
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