Cumplir con la normativa CAE: retos actuales y soluciones eficaces

Obreros cumpliendo normativa CAE

Análisis contextual de la CAE en España

En el artículo de esta semana abordaremos el tema de la Coordinación de Actividades Empresariales y de sus principales retos en materia legislativa. Para ello debemos hacer un análisis contextual que nos ayude a entender por qué contar con una plataforma CAE especializada es necesario y cómo puede beneficiar a nuestra empresa en el cumplimiento de la normativa.

Prevenir los riesgos laborales no es sólo una obligación ética o moral, es una exigencia que nos marca la ley y una labor de sentido común.

Empecemos señalando algunos datos preocupantes que hablan por sí mismos: durante el año 2019, y según las estadísticas facilitadas por el Ministerio de Trabajo, 635.227 personas sufrieron accidentes con baja en el trabajo (549.569 en la propia jornada y 85.658 de camino a ella) aumentando el número de bajas con respecto al año 2018. Mal asunto.

Para paliar la siniestralidad, los empresarios han de cumplir con lo que establece el Ministerio. Va en beneficio de todos los actores laborales: empresarios, empleados, proveedores, acreedores, contratistas y clientes. Este compromiso con la seguridad es una señal de solvencia, seriedad y calidad. Y queramos o no, también es branding.

En materia de prevención de riesgos laborales la ley es clara; cuando se da el caso de profesionales que comparten unas mismas instalaciones de trabajo, se deben cumplir con una serie de normas al respecto. Y es que hay muchas empresas que reúnen en un mismo lugar a trabajadores suyos con otros profesionales de compañías externas, que complementan la actividad principal o que buscan entre sí un objetivo común.

Controlar a todos tiene su enjundia. Por ello, muchas empresas prefieren contar con un servicio o plataforma CAE. El doble objetivo es claro: por un lado, asegurar que las actividades desarrolladas en la sede se llevan a cabo cumpliendo con las medidas de seguridad que nos marca la ley y por otro, con los propósitos y metas legítimos que la empresa se marca en esta materia.

Empleados de concurrencia analizando PRL

La triple función que una plataforma CAE debe garantizar para prevenir riesgos

Una plataforma CAE de calidad gira en torno a tres líneas diferenciadas: la prevención, la evaluación y la planificación.

La prevención examina el nivel de riesgos que atañen a todos los puestos de trabajo que operan en uno o varios emplazamientos, ya sea el de un empleado directivo, un interno o un externo. La plataforma instruye e informa a estos de cómo deben actuar para impedir contratiempos y accidentes. También ayuda a que se den las condiciones físicas y de habitabilidad que ayudan a que el trabajo sea fluido y se desarrolle con normalidad.

La evaluación de riesgos es una actividad ardua y compleja, por eso los especialistas aconsejan dejarla en manos de profesionales. Su misión es clara; detectar qué actividad puede suponer un contratiempo o un riesgo (para los profesionales o para la labor empresarial) y mitigar o erradicar ese factor de riesgo.

La planificación está interrelacionada ineludiblemente con la prevención; una empresa que diseña, planifica y ejecuta su estrategia en los diferentes departamentos de la misma es una empresa que va a estar prevenida. Pero la planificación exige recursos y financiación, como ahora veremos. Exige, al fin y al cabo, un compromiso desde arriba.

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Los sindicatos piden compromiso con la prevención de riesgos

El pasado mes de febrero, la primera fuerza sindical de España, CCOO, elevó la voz de alarma ante el incremento de los accidentes laborales en todo el país y recordó en comunicados públicos que:

“El empresario es el responsable de la organización del trabajo y por tanto de evitar y prevenir el riesgo». Pidió expresamente a las empresas el “máximo rigor y la máxima implicación a la hora de dedicar recursos a esta materia”.

Entramos así en el terreno de la responsabilidad corporativa; las empresas deben asegurar que su actividad diaria puede realizarse con seguridad y plenas garantías para sus empleados, contratistas y visitantes.

Pero además, la normativa CAE incide en tratar con el mismo rigor otro elemento clave para las empresas: el tratamiento de los datos empresariales. Vamos a analizarlo con detenimiento en el siguiente apartado.

El tratamiento de los datos con profesionalidad y ajustándose a la ley: otro reto CAE

En la administración de los datos que maneja la empresa y la protección de estos, la Unión Europea establece responsabilidades y obligaciones muy concretas. Pueden leerse en la misma web del parlamento europeo en varios idiomas.

Las empresas tienen el deber de proteger los datos personales y la documentación de la que dispone, tanto de clientes como de socios, contratistas, trabajadores y demás aliados. El tratamiento debe cumplir con la ley establecida, ser transparente (es decir, informar en todo momento de cómo van a tratarse estos datos) y leal.

Estos datos deben tratarse con responsabilidad y celo según los requisitos de la RGPD y en virtud de sus legítimos y primigenios propósitos. Se debe cumplir con la normativa CAE.

Compete a la empresa formar, informar y concienciar a todos sus empleados de cumplir estrictamente con la RGDP, pues además de una obligación legal es una exigencia ética. Volvemos a señalar la importancia de la labor comunicativa.

Se exige a las empresas que los datos que recoge y con los que trabaja sean los justos y necesarios. Ni más ni menos. Estos son confidenciales y, una vez haya cumplido el propósito inicial de su recogida, deben ser eliminados.

Se han dado casos de empresas que, aprovechando situaciones confusas o limbos legales, han comercializado con datos de clientes y/o usuarios, pues las bases de datos de potenciales clientes son muy cotizadas en el mercado. No siempre se ha cumplido con lo que marca la ley; es por ello que la administración ha elevado el número de inspecciones y la exigencia con las empresas es máxima.

Ocurre además que las personas interesadas pueden reivindicar sus derechos básicos, que según recoge el RGPD son el acceso a los datos, así como a su rectificación, la oposición del uso de estos y a la cancelación en según qué casos. ¡Ojo!, las condiciones del tratamiento de los datos siempre ha de ser informada y de fácil consulta.

¿Existe alguna solución CAE que nos permita cubrir todos los requisitos legales tanto a nivel de prevención de riesgos como en el tratamiento de los datos? Sí, a continuación analizaremos la solución Coordinaplus, galardonada por el Forum de Prevención de Riesgos Laborales.

Galardón mejores prácticas del sector de la PRL

La opción más sólida y fiable de gestionar la CAE es Coordinaplus

Los expertos en corporate complience recomiendan a las empresas integrar en sus sistemas de gestión herramientas digitales que garanticen el cumplimiento de las normativas legales durante el proceso de implantación de las principales normas ISO en complience.

Coordinaplus es una solución que asiste a las empresas para cumplir con todas las responsabilidades legales de un modo exhaustivo: automatiza, controla y lleva un seguimiento de la documentación que va generando la empresa, aplicando medidas para responder en cualquier momento en materia jurídica.

Reduciremos así la carga de tareas, por lo que ganamos en competitividad y solvencia.

Coordinaplus ofrece herramientas útiles y sencillas para la gestión de la CAE y la prevención de riesgos. Nos referimos a un sistema integrado de gestión (SIG), un soporte que unifica la gestión de los planes de acción para facilitar la consecución de los objetivos de seguridad, salud y medio ambiente.

Asimismo, el SIG establece, supervisa y controla los medios adecuados de coordinación en cada situación y operación crítica. Decimos adiós a los imprevistos.

Coordinaplus nos acerca al riesgo cero, ya que establece un control a tiempo real sobre el contratista y/o subcontratista, o lo que es lo mismo, sobre cualquier trabajador o eventual que desarrolle su actividad en las dependencias de la empresa.

Debemos tener en cuenta que en los últimos años el mundo empresarial ha visto crecer exponencialmente el outsourcing, y este fenómeno ha derivado en que la parte que se encarga de la coordinación, con toda la razón, plantee llevar un control riguroso de los acuerdos y de su incidencia a nivel legislativo.

 

Ante petición expresa, la plataforma de gestión CAE, tiene la posibilidad de permitir al Comité de los respectivos sindicatos, el acceso seguro a las actas de empresas para verificar su inversión en acciones de seguridad y salud.

¿El objetivo final de este control? Cumplir con la responsabilidad solidaria y la responsabilidad por riesgo de la normativa CAE.

Otro factor diferencial de Coordinaplus es el asesoramiento especializado que brinda a las empresas y clientes en materia de seguridad y salud.

Para que todo se cumpla según marca la ley, pone a disposición de los usuarios un equipo de técnicos en prevención de riesgos además de abogados expertos en RGPD que ofrecen asesoría técnica en la Coordinación de Actividades Empresariales. Cualquier duda puede solucionarse con una llamada.

Si quieres saber más sobre soluciones tecnológicas para PRL visita el Blog de nuestra Web.